Czy mogę to wrzucić w koszty?

To jedno z TOP 3 pytań jakie od was słyszymy:

– Pani Olu, a czy jak kupię sobie komputer to brać fakturę? Wrzuci mi go pani w koszty?
– Pani Małgosiu, a księgowa kolegi to mu księguje wycieczkę do Tajlandii w koszty a pani nie chce?
– Pani Emilio, kupiłam lodówkę, przyniosę fakturę, damy radę coś z tym zrobić?

Bo któż z nas nie marzy o tym, żeby mieć dużo w przychodach (no wiadomo!) i do tego nie płacić podatku dochodowego. A którędy wiedzie droga do tej idylli? Poprzez KOSZTY właśnie. Poniżej zarysujemy więc pokrótce co bezwzględnie o kosztach podatkowych w podatku dochodowym należy wiedzieć, aby móc spać spokojnie. Zacznijmy od odrobiny suchej teorii – i tutaj o dziwo, ustawodawca skonstruował przepis na tyle zwięźle, że nie musimy wam przynudzać zbyt długim cytatem:

Ustawa o PIT – art. 22 ust 1

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Konstrukcja tego przepisu jest jednocześnie polem minowym, po którym chodzenie grozi poważnymi obrażeniami, ale również niezwykle szerokim polem do popisu dla zaradnych i obeznanych. Nieskromnie pochwalimy się, że oczywiście naszych klientów zawsze staramy się prowadzić zdala od min, na to szerokie pole pełne pachnących kwiatów – tam zdecydowanie milej! Myślimy, że tutaj właśnie zaczyna się różnica pomiędzy „zlecam księgowość księgowej” a „robię to samemu”.

Ustawodawca niejako przerzucił więc decyzję o tym, który wydatek może być uznany za koszt podatkowy na samego podatnika właśnie. To poważna odpowiedzialność. Zostawił mu jednak drogowskaz – jeśli wydatek jest związany w jakikolwiek sposób z przychodami firmy (tymi bieżącymi, ale również tymi przyszłymi) no to bingo! mamy to! Taki wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu. No, prawie. Jeszcze art. 23 – w kolejnym kroku podatnik sprawdza więc czy jego wydatek przypadkiem nie mieści się w zamkniętym katalogu wydatków niemogących stanowić kosztu podatkowego – tu mamy jedyne 66 punktów, które momentami czyta się jak „Ulissesa” Jamesa Joyce’a, ale jak już nasz dzielny podatnik przez nie przebrnie i nie znajdzie wśród nich swojego wydatku to ma mały sukces. Decyzja podjęta – księguje wydatek w koszty (lub nie!), odkłada na bok buchalterię i włącza Netflix.

Tak to wygląda w teorii. W praktyce okazuje się jednak, że największa sztuka tutaj to sztuka poprawnego zidentyfikowania związku wydatku z przychodem i do tego zgromadzenie takich argumentów, aby urzędnik przy ewentualnej kontroli nie miał najmniejszych wątpliwości co do istnienia tego związku. [Drodzy klienci – teraz już wiecie czemu dręczymy Was o dosyłanie nam setek dodatkowych dokumentów ;)]

My w biurze rachunkowym kupujemy dużo papieru ksero (kupiłyśmy też niszczarkę by coś z tym papierem potem zrobić). Idea jest więc w tym przypadku prosta → papier ksero → wydruk deklaracji i wniosków z systemu księgowego → usługa księgowa sprzedawana klientowi biura. Ale weźmy fryzjera – kupił puzzle, 60 elementów, Anna i Elza (to wszystko wyczytujemy z faktury, którą nam dostarczył!) – jasne, gdyby to były nożyczki, farba czy suszarka to OK, ale PUZZLE?! Łapiemy za telefon i konsultujemy się z klientem – okazuje się, że nasz fryzjer w salonie zmontował mały kącik dla dzieci, w którym bawią się latorośle klientów salonu. I tym sposobem znaleźliśmy związek między wydatkiem a przychodem→ puzzle → kącik dziecięcy w salonie → klientka przychodzi z dzieckiem, bo babcia się pochorowała → gdyby nie kącik nie przyszłaby w ogóle. Wydatek ewidentnie więc przyczynia się w tej sytuacji do zwiększenia przychodów fryzjera z jego działalności.

Powyższe przykłady pokazują, że każdy wydatek należy więc rozważać w ścisłym związku z przychodami danej firmy i jej indywidualną sytuacją – i tu wróćmy do wycieczki na Tajlandię – („– Pani Małgosiu, a księgowa kolegi to mu księguje wycieczkę do Tajlandii w koszty a pani nie chce?”) – jeśli firma kolegi np. produkuje stroje kąpielowe a wyjazd do Tajlandii związany był z kampanią przygotowania zdjęć do nowego katalogu produktowego to wszystko zaczyna się kleić. Jeśli zaś nasz klient pytający panią Małgosię, prowadzi osiedlową pasmanterię to sami zaczynacie już rozumieć opór pani Małgosi. Oczywiście fantazja ludzka nie zna granic (i dobrze!) i tu dochodzimy do momentu kiedy potencjalnie zaczyna się snucie scenariuszy – a jeśli ten pan, prowadzący pasmanterię, pojechał do Tajlandii bo tam będzie negocjował niezwykle intratny kontrakt na ściąganie do Polski najwyższej jakości, unikatowej koronki, której nie ma żadna inna pasmanteria w Polsce – to co pani na to pani Małgosiu? No właśnie. Tu już nadchodzi czas na decyzję – ryzykujemy czy śpimy spokojnie.

W naszym biurze wychodzimy z założenia, że każdy przedsiębiorca, z którym pracujemy ma swój poziom skłonności do ryzyka a my staramy się działać zgodnie z poczuciem naszego klienta i jego wolą. Naszą rolą jest zaś przedstawienie wszystkich „za” i „przeciw” i pokazanie ewentualnego ryzyka związanego z danym wyborem – wrzucić w koszty czy nie?

Na koniec zostawiamy ci naszą prostą checklistę dobrych praktyk „kosztowych”: