Ale po co mi ta umowa?

Jak często nawiązujesz współpracę z kimś obcym omawiając warunki tej kooperacji jedynie słownie? Ile razy słyszałeś „wszystko da się zrobić, spokojnie, będzie pan zadowolony”? Ja mogę sypać takimi przykładami z rękawa na zawołanie – cóż, nie jestem ideałem. Czy już zdążyłeś się przekonać na własnej skórze, że taki początek nie wróży dobrego końca a często nawet w miarę udanego półmetka?

Na wstępie zaznaczę, że nie jestem prawnikiem a jedynie skromną księgową, która w swojej karierze podpisała już prawdopodobnie około setkę umów na obsługę księgową. Moja wiedza na ten temat wynika więc głównie z praktyki i zetknięcia z realnymi sytuacjami w moim własnym życiu zawodowym ale również w życiu zawodowym moich klientów.

No to lecimy z szybką ściągą, jak dobrze i bezpiecznie zacząć współpracę z księgową:

Spisz umowę na usługi księgowe

No właśnie – chcąc ze mną współpracować w ramach stałej obsługi księgowej, pierwsze co ci zaproponuję to podpisanie umowy. Przedstawię ci projekt takiej umowy, odpowiem na twoje pytania dotyczące poszczególnych zapisów, podkreślę raz jeszcze słownie te najważniejsze, zaparafujemy każdą stronę, złożymy podpisy na końcu i do dzieła – możemy zaczynać współpracę.

Być może spytasz „Ale po co mnożyć papiery?”. Ja wtedy odpowiem – dla zabezpieczenia twojego dobrze pojętego interesu – słowa na papierze są najbardziej formalnym dowodem na treść umowy słownej pomiędzy tobą a księgową – każdy wie jakie są jego obowiązki i jednocześnie czego ma prawo oczekiwać od drugiej strony – z treści umowy odczyta to również sąd na wypadek gdybyście mieli wejść w spór i tam szukać sprawiedliwości. Jeśli nie spiszesz więc umowy z księgową – nie masz podstawowego dowodu na waszą współpracę (sic!) nie mówiąc już o szczegółach wykonania usługi.

Przeanalizuj szczegółowo zakres obowiązków księgowej

To seria najważniejszych z twojej perspektywy zapisów w umowie na obsługę księgową. Wyobraź sobie, że wychodzisz od nowej księgowej z umową w ręku, czujesz wiatr we włosach i lekkim krokiem kierujesz się do kawiarni (tak! kawiarnie za chwile znów będą czynne!) – właśnie zrzuciłeś z siebie wszystkie obowiązki związane z nudną papierkową dłubaniną i teraz za parę złotych miesięcznie zrobi to za ciebie przemiła pani Jadzia z biura za rogiem. Przynosisz więc pani dokumenty do księgowania a za dwa dni odbierasz telefon od pani Jadzi z informacją, że za to sprawozdanie, o które prosisz w tym miesiącu to dopłacisz 500 zł, a za rozliczenie czasu pracy twojego pracownika to kolejne 100 zł a tego zaświadczenia to w zasadzie w ogóle pani Jadzia nigdy nie robiła i nie zrobi, bo to wykracza poza zakres waszej umowy a tak w ogóle to ona się na tym nie zna. Ups! Słabo. A miało być tak pięknie.

Skup się więc na zakresie obowiązków, przestudiuj go zanim podpiszesz umowę, omów wątpliwe dla ciebie sprawy i upewnij się co wchodzi w zakres podstawowej obsługi, za co będziesz musiał dopłacać dodatkowo a co w ogóle nie jest w gestii twojej księgowej. To cenne informacje, które pozwolą ci uniknąć, nieprzyjemnych w stałej współpracy, niedomówień.

Sprawdź czy księgowa jest ubezpieczona

Dowiedz się czy biuro rachunkowe, które cię obsługuje posiada ubezpieczenie (polisę OC) – czemu to takie ważne? Jako przedsiębiorca to zawsze ty w pierwszej kolejności odpowiadasz przed organami (np. przed urzędem skarbowym albo ZUS) za błędy w rozliczeniu podatków lub składek ZUS. Jeśli więc twoja księgowa, z jakiegokolwiek powodu, popełni błąd przy wyliczaniu twoich podatków, to ty jako podatnik zostaniesz obciążony wszelkimi konsekwencjami – dopłacisz podatek, zapłacisz odsetki, być może otrzymasz mandat karny. Ale gdzie tu logika? Gdzie sprawiedliwość? Skoro oddałeś prowadzenie swojej księgowości w ręce fachowca to czemu masz ponosić negatywne konsekwencje niekompetencji tego fachowca? I tu w pierwszej kolejności, niezbędne wręcz staje się posiadanie egzemplarza pisemnej umowy na usługi księgowe – jako dokumentu, na podstawie którego możesz dochodzić swoich praw. Jeśli fachowiec, który wykonuje dla ciebie usługę, wykonał ją błędnie, masz prawo ją reklamować i żądać zadośćuczynienia. Tutaj oczywiście scenariuszy może być tysiące – księgowa może wypierać się swojego błędu, może inaczej interpretować sporny przepis, może w końcu przyznać się do błędu. Wyobraźmy więc sobie tę idealną sytuację – księgowa przyznaje się do błędu – tak, potwierdza, że w związku z jej błędnymi działaniami 4 lata temu zapłaciłeś 100 tyś zł podatku za mało. Idziemy dalej, bo to niestety nie koniec przykrych niespodzianek – niezapłacony na czas podatek skutkuje odsetkami, które musisz uregulować dziś. Wynoszą one, dajmy na to, bagatela 2 tysiące złotych. I teraz czarny scenariusz – księgowa okazuje się niewypłacalna, żali się na swoją trudną sytuację materialną, a potem zapada się pod ziemię, nie odbiera telefonów i znika. Twoje 2 tysiące złotych odsetek musisz więc pokryć sam, bo urząd straszy już postępowaniem egzekucyjnym. Gdyby jednak księgowa była ubezpieczona, wizja pokrycia twoich odsetek, nie byłaby tak przerażająca – wówczas do gry wchodzi ubezpieczyciel, z którym kontaktujesz się ty jako podatnik, opisujesz sprawę, podajesz numer polisy OC księgowej i ostatecznie szkodę, którą wyrządziła księgowa, pokrywa właśnie ubezpieczyciel. Polisa OC twojej księgowej jest więc dla ciebie gwarantem bezpieczeństwa w przypadku potencjalnej szkody – bo księgowa to w końcu też człowiek, może się pomylić. Śpiewają o tym artyści:

Kryzys w relacji biznesowej?

Kryzysy zdarzają się w każdym związku. Współpraca z księgową jest również formą związku – z większością moich klientów widuję się co najmniej jeden raz w miesiącu, z niektórymi już od prawie 10 lat. Jeszcze częściej rozmawiamy telefonicznie i wymieniamy e-maile. Musielibyśmy być robotami, by w tak długotrwałych relacjach biznesowych, nie przeżywać wzlotów i upadków. Zaliczamy więc wpadki, zdarza nam się wzajemnie nie zrozumieć, miewamy odrębne zdania na dany temat, dyskutujemy o cenach za usługi i zakresie tych usług. Każde niezrozumienie, każde potknięcie, traktuję jak okazję do pogłębienia i ulepszenia relacji przy jednoczesnym dostosowaniu oferty mojego biura do aktualnych potrzeb na rynku. Kryzysy są więc dla mnie niezmiernie ważną lekcją na temat „jak prowadzić swój biznes”. Staram się wyciągać z nich maksymalnie dużo konstruktywnych wniosków o organizacji pracy w mojej firmie. Aby jednak kryzys, który jest długofalowo bardzo prawdopodobny, z perspektywy klienta nie okazał się gwoździem do trumny, warto zadbać o odpowiednie sformalizowanie współpracy według przejrzystych i akceptowalnych dla obu stron reguł. Jestem pewna, że teraz już wiesz „po co ci ta umowa”.

Pobierz „kodeks dobrej współpracy„, w którym wypunktowałyśmy dla ciebie najważniejsze tips&tricks w temacie wchodzenia we współpracę z biurem rachunkowym.